مراقبة الوثائق وإدارة السجلات
لمحة عامة
في دورة "مراقبة الوثائق وإدارة السجلات"، سيكتشف المشاركون أسباب عدم كفاءة عمليات الوثائق، مما يعمق فهمهم لتأثيرها على سير العمل. بموجب هذه الإبحارات، سينغمس المشاركون في مجموعة دقيقة ومختارة بعناية من أفضل الممارسات، مما يمكّنهم من تصميم استراتيجيات شركات فعّالة من حيث التكلفة وتوجهاتها نحو المستقبل. من خلال تبني هذه الممارسات، سيقود المشاركون عملية التحول نحو المكاتب الخالية من الورق، مما يوفر ليس فقط الموارد، بل يحمي أيضًا نزاهة الوثائق ويضع منظماتهم على مسار المستقبل.
ومن خلال استخلاص الرؤى من تحليلات إدارة المحتوى والسجلات (ECM) وإدارة المعلومات في المؤسسة (RIM) ، سيتم تجهيز المشاركين لتوجيه مؤسساتهم من خلال التحول بثقة.
هذه الدورة هي فرصة للإنطلاق في رحلة تعيد تشكيل أساليب الوثائق، معززةً كل من مهارات الفرد ونجاح المؤسسة.
نظرة عامة
المنهجية
تعتمد منهجية هذه الدورة التدريبية على عروض تقديمية من قِبَل المدرب، مقاطع فيديو و أعمال جماعية لشرح مفاهيم التحكم في المستندات الرئيسية.
أهداف الدورة
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:
- التعرف على العوامل الأساسية التي تسهم في عدم الكفاءة داخل عملية التوثيق.
- إستخدام أساليب مثبتة لإدخال استراتيجية فعّالة من حيث التكلفة ومستدامة للمستقبل للتوثيق تساعد في تحقيق مكتب خالٍ من الورق.
- تنسيق عمليات إدارة التغيير المتعلقة بالتوثيق، باستخدام المعرفة من تحليلات الشركات لإدارة المحتوى المؤسسي (ECM) وإدارة السجلات والمعلومات (RIM).
- تطوير مفهوم شامل لحالات التوثيق التقني الهامة من وجهات نظر متعددة.
- نشاء وتنفيذ عملية مشروع التوثيق من البداية إلى الانتهاء وفقًا للإجراءات المعتمدة.
الفئات المستهدفة
هذه الدورة مصممة لكل من يحتاج إلى تنفيذ وتدبير أي نوعٍ من المستندات؛ بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصرعلى المستندات المتعلقة بالمشتريات أوالمستندات التشغيلية أو الإدارية أو القانونية.
الكفاءات المستهدفة
- مراقبة الوثائق
- إدارة السجلات
- تصميم السياسات
- إدارة المشاريع
- مراقبة الجودة
محتوى الدورة
- وضع الإجراءات والقوالب والنماذج القياسية
- إستخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) كمرجع في الاقتراحات و التوجيهات والتنفيذ حسب معايير ISO
- إنشاء نظام إدارة المستندات، بما في ذلك إنشاء ومراجعة وموافقة وحفظ ونشر المستندات الداخلية
- إنشاء خريطة العمليات والإجراءات الفعالة وتعليمات العمل
- تدريب موظفي الإدارات وتدريب المدرب
- متطلبات مراقبة الوثائق
- تحدي أنظمة إدارة المستندات الحالية أو القديمة
- الحفاظ على والاحتفاظ بوثائق المشروع وهندسة الاحتفاظ بها
- مراجعة هيكل ومكونات مكتبة البيانات
- فهرسة وترقيم الوثائق
- "Going paperless"
- إقتراحات EDMS; المزايا والعيوب في إستخدام تطبيق داخلي أو تطبيق جاهز من خارج الشركة
- فوائد إنشاء نظام مراقبة الوثائق
- من البداية إلى النهاية "Going paperless"
- الوفاء بالالتزامات التعاقدية ومتطلبات أصحاب المصلحة
- التحكم في التعديلات، تغييرات التصميم و العلامات التوضيحية
- حفظ المشروع للمستندات القديمة وحلول الأرشفة بما في ذلك منع فقدان البيانات
- سياسات وإجراءات مراقبة الوثائق
- إدارة المستندات الموحدة
- تطوير سياسة مراقبة الوثائق
- تنفيذ سياسة الوصول إلى المستندات
- إنشاء درجات متعددة من التحكم لأنواع مختلفة من المستندات
- تتبع إصدارات الوثيقة
- إنشاء سياسات الاحتفاظ بالمستندات
- تخزين الوثائق
- إنشاء موقع تخزين مركزي للمستندات
- إنشاء مستويات التحكم لأنواع مختلفة من المستندات
- توفير آلية لتتبع إصدارات الوثيقة
- استخدام اصطلاح تسمية ثابت للمستندات
- التأكد من فهم جميع أصحاب المصلحة للسياسة ونطاقها
- إسترجاع وأرشفة الوثائق
- الجودة والامتثال
- تحسين جودة البيانات
- تعزيز الامتثال
- ما هي إدارة المعلومات؟
- تنفيذ العمليات الآلية لمشاركة البيانات
- تحديد عملية التقاط المعلومات
الجدول الزمني والرسوم
الاتصال...بالطبع
اتصل بي اذا كان لديك أي أسئلة.
أنا أتحدث الإنجليزية والعربية!
2024© جميع الحقوق محفوظة